失敗しないシフト管理システムの選び方解説！

作業ミスを減らし、管理者の負担を大きく軽減してくれるのがシフト管理システムです。しかし、世の中にはすでに多くのシステムが流通しており、どのシステムが自社に合っているのか分からないといった声を多く聞きます。機能性を重視しても、自社に必要がなければ無駄な出費になりかねません。そこでこの記事では、失敗しないシフト管理システムの選び方について解説します。

シフト管理システムとは

シフト管理システムは、従業員のシフトの作成や調整などを手軽に管理できるようにしたツールです。従業員はスマホで直接入力し時間帯などを選ぶだけでシフト申請ができ、管理者は入力作業が不要になるためツールが作成したシフトを確認・調整するだけで仕事が完了します。従業員と管理者の作業を減らし、効率的な管理業務ができるようになります。

シフト管理システム導入のメリット

シフト作成がすぐ終わる

シフト管理システムを導入する大きなメリットは、シフト作成に時間が取られなくなることです。今でも従業員から送られる希望シフトを元に表計算ソフトなどで直接入力をするケースも多くありますが、システムを導入すれば面倒な作業をすべてシステムに任せられるようになります。

シフト調整もカンタン

シフト作成の面倒なところは、一度シフトが完成したにも関わらず、急な欠勤や緊急の予定などで発生したズレを調整しなくてはならない点です。システムを導入すれば、シフト調整も自動で作業を進めてくれます。また、入力ミスで時間が取られないといったメリットもあり、管理者の悩みの種を解消してくれるはずです。

シフト管理システム導入でよくある失敗例

自社のシステムと連携できない

従業員と管理者の作業を効率化してくれるシフト管理システムですが、選び方を間違えると逆効果になるため注意してください。よくある失敗例としては、自社のシステムと連携できずに結局手作業が多くなってしまうケースです。シフト管理は勤怠管理や給与管理にもつながるため、最終的には相互に連携させてより効率的な業務を目指す必要があります。

費用対効果を実感できない

多機能が魅力のシステムを導入してみたものの、ほとんど使うことなく費用対効果を実感できなかったという失敗例もあります。機能が多いほうがお得感がありますが、自社の業務に不要なものである場合は無駄遣いになってしまいます。シフト管理システムを導入する際は、他の機能との連携を考慮しつつ、自社の業務に必要な機能が備わっているものを選びましょう。

シフト管理システムの選び方

シフト管理システムを選ぶ際は、業種や業務内容・雇用形態・求める条件を考慮します。

業種や業務内容

一般企業

9時〜18時など決まった時間に就業する一般企業の場合、平日は皆出勤しているため休日の管理が主な業務になるケースと土日なども含めた交代制のシフト管理をするケースなどがあります。休日の管理が主になる場合は申請から承認までのプロセスが簡単にできる機能、土日を含めたシフトを管理する場合は急な欠勤などにも自動調整してくれる機能が必要になります。

製造業

製造業の場合、従業員の数が100人単位や1,000人単位のケースもあるため、入力ミスが発生しないよう人が介在しない仕組み作りが重要になります。従業員にはスマートフォンからシフトを申請してもらい、システムが申請情報を元に自動管理させることで、管理者の負担を大きく減らします。また、未申請者に確認の通知を一斉送信する機能などもあると便利になるでしょう。

飲食・小売

飲食店や小売店の場合、欠員が出た場合や店舗の忙しい時間帯に合わせて、他店舗との連携が取れるシフト管理が求められます。出勤が可能な連絡を休日中の従業員に連絡し、他店舗に人員補充の助けを電話連絡するなど、管理者にとって頭を抱えるような作業が続くことになります。システムを導入していれば人員の配置状況が一目で確認でき、効率的な人員補充が可能になります。

医療機関

医療機関では、早番・昼番・遅番と分かれ、休日もバラバラなため、複雑なシフト管理をしなければなりません。さまざまな勤務形態に対応できる機能が搭載されたシステムを選ぶ必要があります。スタッフは個別で異なる働き方をしているため、正確に労働時間を計算するために、自動集計機能は欠かせません。

教育機関

教育の現場でシフト管理する際に重要なのは、生徒の授業スケジュールと教師の希望シフトをマッチングさせることです。学習を進めるためには学年に応じたカリキュラムに従う必要がありますが、適切な人員配置をおこなわなければ、休みなく授業が入ってしまいます。自動化システムが最適なシフト管理を実現します。

自社の雇用形態

正社員のみ

正社員のみで事業をおこなっている場合、労働基準法に則った勤怠管理と社内規則にもとづいた休日管理ができれば適切な人員配置が可能になります。システム導入により管理を自動化し、漏れなく被りない休日管理ができるようになると、従業員の満足度を高められるはずです。

パート・アルバイトあり

正社員だけでなくパートやアルバイトを雇用して事業をおこなう場合、正社員のみのケースよりも複雑なシフト管理が必要になります。管理方法が複雑になればミスが起こりやすくなるため、過去に入力ミスやコミュニケーションミスが発生していた業務についてはシステムによる自動化が必須になります。

契約・派遣・業務委託従業員あり

契約や派遣、業務委託の従業員も管理する場合、勤務条件が個別で異なるため、管理の難易度が飛躍的に高くなります。管理業務が自社だけで完結する作業でなくなるため、集計ミスや配置ミスが発生すれば、取引企業からの信頼が揺らいでしまいます。個別の条件変更にも柔軟に対応できるシステムが必要です。

条件で選ぶ

労働基準法に対応している

人事や現場管理者にとって、労働基準法に準じた管理は必須事項です。しかし、すべての基準を満たしているか不安に感じている方も多くいます。労働基準法に対応しているシステムを選ぶことで、法律関係の不安からは解放されるはずです。法律に精通していなくても、基準を守った人員管理ができるようになります。

直感的に操作できる

シフト管理システムは便利なツールですが、使う人にストレスがかかるようでは良いツールとはいえません。経営者が業務効率化のためにと思っても、使い方が難しければ逆効果です。実際にシステムを使う担当者が直感的に操作できるかは事前に確認しておきましょう。

完全自動化できる

ミスなく最適な人員配置をするためには、業務プロセスにできるだけ人の手がかからないことが大切です。シフト管理システムは自動的にシフトを作成してくれるツールですが、どこまで自動化させるかは管理システム提供会社と相談して決めましょう。自動化は便利な機能ですが、最後はやはり人の確認が必要です。

まとめ

失敗しないシフト管理システムの選び方を解説しました。シフト管理システムの導入は、業務プロセスを自動化して管理者の負担を減らすだけでなく、人の手が入ることで発生する無駄なミスをも削減するメリットがあります。ただし、自社に必要な機能を確認する前に導入を決めてしまうと適切な効率化はできません。導入をご検討の際は、記事内でご紹介したシステムの選び方をぜひ参考にしてみてください。

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シフト。